SSHP Instructions

Instructions

Apercu

Le Programme d’auto-assistance spécial de l’Ambassadeur (SSH) octroie des petites subventions d’assistance aux projets de développement des communautés, qui améliorent leurs bases économiques et leurs conditions sociales dans tout Madagascar et les Comores.  Le programme tend à encourager l’autonomie au sein des communautés locales en les assistant avec les ressources dont elles ont besoin afin de franchir l’étape de la bonne idée et d’ atteindre l’étape de l’acte. L’organisation communautaire fait souvent une contribution significative au projet sous forme de main d’œuvre, terre, matériels ou sous forme d’argent. L’éligibilité est limitée aux ONG locales, associations et coopératives. Les demandes sont acceptées chaque année du 1er janvier au 30 juin à minuit. Les fonds seront distribués au plus tard le 30 septembre. Les subventions s’échelonnent de 3000 à 10.000 dollars et doivent être utilisées en l’espace d’une année.

Les propositions de projet les plus réussies doivent :

–          Démontrer un impact clair qui va profiter à un grand nombre de personnes en un an

–          Etre inities et administres a l’échelle locale et inclure une contribution significative de la part de la communauté sous forme de main d’œuvre, terre, matériels ou argent

–          Avoir une liste de membres clés avec une notice biographique qui montre leurs expériences et responsabilités dans l’organisation et dans le projet

–          Etre en conformité avec la communauté locale pour la gérer et la maintenir sur des bases durables

–          Contribuer autant que possible à des rentrées de revenus ou à des activités qui s’autofinancent

–          Respecter les droits de l’Homme, l’égalité du genre et les normes environnementales

Ci-dessous sont listés des coûts / activités que le SSH ne prend pas en charge. Les propositions qui incluent ces rubriques dans leurs budgets ne sont pas considérées pour le financement.

Activités qui ne sont pas nécessaires à inclure pour les fonds du SSH, mais ne sont pas limitatives 

  • Dépenses d’exploitation ou coûts récurrents (salaires, location, coûts administratifs ou de maintenance, carburant)
  • Dépenses individuelles de voyage (hébergement, transport, repas et boissons, carburant)
  • Activités religieuses, activités policières, activités d’application de la loi, activités politiques ou militaires
  • Projets qui sont inhérents à la politique dans leur nature ou qui ont une apparence d’appartenance ou de soutien pour une campagne électorale individuelle ou d’un parti politique
  • Valeurs ajoutées supplémentaires de taxes
  • Achat, réparation ou maintenance de véhicules
  • Fournitures sportives ou équipements
  • Formation en cours ou programmes de formation
  • Biens périssables comme les aliments ou les médicaments
  • Activités avec des conséquences environnementales irréversibles et négatives (comme la construction de barrages ou de routes à travers des zones forestières)
  • Activités en faveur de tout employé du Gouvernement Américain

I-LE PROCESSUS DE SUBVENTION 

Les demandes de subvention doivent être soumises entre le 1erjanvier et le 30 juin 2016 à minuit. Il est préférable de les soumettre assez tôt car cela peut prendre plusieurs mois pour compléter le processus d’examen. Pour être considérées, les propositions doivent être soumises en anglais, en utilisant le formulaire de demande officielle SSH SF-424 (joint ci-dessous). Si la langue constitue un problème, considérez la possibilité de demander assistance auprès du Centre américain le plus proche de chez vous. Les demandes de financement peuvent être soumises à la fois en anglais et dans une autre langue étrangère, mais la langue anglaise sera la langue de contrôle. Pour les postulants qui répondent aux critères de base du programme, le Coordonnateur du Programme SSH programmera une visite de site pour discuter des propositions et revoir les capacités des organisations. En raison de nombreuses requêtes que le programme SSH reçoit, nous sommes dans l’incapacité de répondre à tous les postulants qui ont été inéligibles ou n’ont pas répondu aux critères de base du programme. Les demandes soumises pour une assistance fédérale ne seront pas retournées à leurs expéditeurs.

Après que le Coordonnateur du Projet SSH ait conduit les visites de site, les demandes qui sont jugées éligibles pour être financées sont revues par un comité de sélection composé de personnes ressources de l’Ambassade des Etats Unis. Les meilleures demandes sont alors recommandées à l’Ambassadeur pour le financement. Les organisations sont notifiées entre juin et août. Seules les demandes favorables seront notifiées de la décision finale réservée à leurs propositions. Les postulants peuvent cependant contacter le Coordonnateur des projets SSH pour demander un feedback spécifique de leurs propositions.

Les lauréats doivent signer un contrat de subvention et consentir à soumettre un rapport trimestriel d’avancement du projet et des rapports financiers. C’est seulement quand la subvention a été primée et que le projet a débuté, que l’équipe de l’Ambassade américaine va visiter périodiquement le site du projet pour en évaluer le progrès et attester de l’utilisation à bon escient des fonds.

II-SOUMMISSION DES DEMANDES ET DATES LIMITES

Les propositions doivent être soumises en ligne à l’Ambassade des Etats Unis d’Antananarivo à l’adresse mail :  SSHMadagascar@state.gov. Les propositions doivent être soumises en anglais avec les formulaires officiels de demande SSH, SF-424, SF-424A et SF-424B, qui sont joints. L’accord de subvention finale sera conclu en anglais. Les montants des informations budgétaires seront de préférence rédigés en US Dollars.

Le Programme SSH de l’Ambassadeur auprès de l’Ambassade des Etats Unis d’Antananarivo et des Comores accepte les propositions chaque année du 1er janvier jusqu’au 30 juin à minuit et fera une revue des propositions sur une base bimensuelle.

Les postulants doivent soumettre une description complète du projet, incluant  une description détaillée qui souligne le plan d’action, la portée du travail proposé et comment il sera accompli dans le formulaire SF-424. La description doit également être accompagnée d’un budget détaillé dans le formulaire SF-424A, qui comprend tous les coûts du programme, et qui indique clairement les propositions de coûts partagés de l’organisation, ou les participations en nature, s’il y en a.

En plus de la description du projet, les postulants doivent également soumettre :

  • Formulaires de demande d’assistance fédérale disponibles ici :

SF-424 http://apply07.grants.gov/apply/forms/sample/SF424_2_1-V2.1.pdf

SF-424A (Information du budget pour les projets non liés à la construction) http://apply07.grants.gov/apply/forms/sample/SF424A-V1.0.pdf

SF-424B (Assurances pour les programmes non liés à la construction) http://apply07.grants.gov/apply/forms/sample/Mandatory_SF424B-V1.1.pdf

  • Plan de supervision et d’évaluation  
  • Numéro DUNS : Toute entité qui reçoit une subvention de financement SSH doit s’enregistrer pour un numéro DUNS qui est un numéro d’identification unique à neuf chiffres. Le numéro DUNS est gratuit pour les organisations qui demandent à s’enregistrer auprès du Gouvernement Fédéral des Etats Unis pour des subventions. Commencer le processus ici:https://iupdate.dnb.com/iUpdate/viewiUpdateHome.htm
  • Code NCAGE : Pendant l’enregistrement à un numéro DUNS, prière de s’enregistrer en même temps au NCAGE pour recevoir un numéro de code NCAGE. Un étranger qui s’enregistre doit s’identifier  au CAGE Code.  Un code NCAGE est gratuit pour les organisations qui demandent à s’enregistrer auprès du Gouvernement Fédéral des Etats Unis pour des subventions.  La requête et le code NCAGE sont au : https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx
  • Enregistrement au SAMs https://www.sam.gov/portal/SAM/  L’enregistrement au SAM est gratuit pour les organisations qui demandent à s’enregistrer auprès du Gouvernement Fédéral des Etats Unis pour des subventions.

Le programme SSH ne prendra pas en considération les propositions qui ne comportent pas les éléments cites ci-dessus.

III- EXAMEN ET PROCESSUS DE SELECTION

Chaque demande soumise relative à cette annonce sera évaluée et notée sur la base de critères d’évaluation soulignées ci-dessous. Les critères listés sont choisis pour évaluer la qualité du  projet proposé et pour déterminer la viabilité de son succès. Les critères sont étroitement liés et sont considérés comme un tout dans l’appréciation de la qualité globale d’une demande. Les demandes seront revues sur la base de leur exhaustivité, cohérence, clarté et l’attention dans les détails.

La capacité du postulant à démontrer ses compétences d’organisation, la gestion financière pour le type de projet à proposer, le reflet du niveau d’implication de la communauté, la viabilité du projet et le nombre de bénéficiaires seront considérés au moment de déterminer quel projet sera subventionné. La diversité géographique, sociale et culturelle sera également prise en considération.

  • Eligibilité : Les postulants doivent être non-gouvernementaux, avoir un but non lucratif, et être dans des organisations issues d’une communauté de base. Les demandes provenant d’entreprises privées ou des entités gouvernementales ne seront pas considérées pour les financements 
  • Montant de la subvention : Les fonds annuels généralement disponibles pour le programme SSH à Madagascar et aux Comores se situent entre 50.000 et 100.000 dollars. Le prix maximum est de 10.000 dollars et le prix intermédiaire est de 5000 dollars.  
  • Capacité organisationnelle : L’organisation a une expertise dans son domaine d’intervention et le Programme SSH est confiant en sa capacité technique à entreprendre le projet et le mener jusqu’à son terme. Les membres clés de l’organisation ainsi que leurs expertises et leurs responsabilités sont inclus dans l’information sur l’organisation. Cela inclut les capacités de gestion financière de l’organisation, et un compte en banque pour les transferts de fonds électroniques.  
  • Buts et objectifs : Les buts et objectifs sont clairement mentionnés et l’approche du projet est à même de donner le plus d’impacts dans l’achèvement des résultats proposés.  
  • Priorités de l’Ambassade : Le postulant a clairement décrit comment les buts mentionnés se rapprochent et supportent les domaines prioritaires de l’Ambassade des Etats Unis à Antananarivo et aux Comores.  
  • Viabilité : Les activités du projet continueront à avoir des impacts positifs  après la fin du projet 
  • Faisabilité : Analyse de la faisabilité économique, organisationnelle et technique du projet. Cela est lié à l’approche du projet, aux crédits demandés et aux capacités en ressources humaines et techniques de l’organisation 
  • Budget : La justification du budget est à la fois raisonnable et réaliste, en liaison avec les activités proposées et les résultats annoncés. L’octroi des subventions favorise les programmes avec un impact important par dollar dépensé. 
  • Contrôle et plan d’évaluation : Le postulant démontre qu’il est possible de mesurer le succès du programme avec des indicateurs clés et donne des repères pour indiquer la progression par rapport aux buts mentionnés dans la proposition. Le projet inclut un enregistrement systématique, un programme périodique et une analyse financière d’informations sélectionnées.

Les préférences iront aux projets qui :

  • Sont bien planifiés, prêts à être mis en œuvre, et ne sont pas trop techniques
  • Améliorent visiblement la base économique ou les conditions sociales d’une communauté
  • Profitent à un large nombre de personnes et peuvent être réalisés avec succès en l’espace d’une année ou moins
  • Impliquent une évidente et significative contribution de la part de la communauté locale
  • Promeuvent l’égalité du genre dans la communauté des bénéficiaires et offrent des opportunités de leadership pour les femmes, aussi bien durant le projet qu’après sa réalisation
  • Créent de l’emploi, des rentrées de revenus ou qui peuvent s’autofinancer aisément quand les subventions seront suspendues.

Les statuts autorisés pour les opportunités de financement sont :

  • Foreign Assistance Act – P.L. 87-195

IV-ADMINISTRATION DES PRIX

Préavis d’adjucation : La subvention accordée sera écrite, signée, attribuée et administrée par l’Officier en charge des subventions pour le SSH. Cet officier est le délégué officiel du Gouvernement Américain, qui a reçu délégation par la branche exécutive du Département d’Etat d’écrire, primer et administrer les accords de subvention. L’accord d’assistance du financement est le document d’autorisation et il sera remis au récipiendaire. Les organisations dont les demandes ont abouti seront notifiées au plus tard à la mi-septembre, les demandes infructueuses ne seront pas financées et ne seront pas notifiées.

Si une proposition est sélectionnée pour le financement, le Département d’Etat n’a aucune obligation d’accorder un fond supplémentaire à l’avenir, en relation avec le prix obtenu. Le renouvellement d’un financement dont le fond va être augmenté, ou dont la période de performance va être étendue, est à la discrétion totale du Département d’Etat.

Exigence de déclaration : Tous les financements issus de cette annonce requerront un rapport d’activités et un rapport financier, à une fréquence spécifiée dans l’accord de financement. Le déblocage de fonds peut être lié à la soumission de ces rapports  en temps opportun. Tous les autres détails relatifs à l’administration des financements seront spécifiés dans l’accord de financement. Le rapport d’avancement du programme et les rapports financiers sont dus au plus tard 90 jours après la clôture de la période du projet.  Le rapport d’avancement et le rapport financier doivent au minimum être soumis par courrier électronique auSSHMadagascar@state.gov

Soumettre les propositions de subvention SSH par courrier ou e-mail (de préférence) à :

U.S. Embassy Madagascar U.S. Embassy Virtual Presence Post Comoros
Embassy of the United States of America
Lot 207A, Point Liberty
Andranoro, Antehiroka
105 Antananarivo, Madagascar
Attn: Self-Help Projects Coordinator
BP 6204
Moroni, Union of the Comoros

Addresse mail pour toutes les propositions : SSHMadagascar@state.gov

Des questions?

E-Mail: SSHMadagascar@state.gov
Madagascar – +261.20.23.480.00 Ext. 2410
Comores- +269.337.44.40

Site web Madagascar: https://mg.usembassy.gov/our-relationship/our-ambassador/ambassadors-special-self-help-program/